Descripción
Objetivo General:
Dirigir, coordinar y supervisar las actividades administrativas, ofreciendo oportunamente el apoyo logístico requerido por las diferentes instancias y proponer e implementar procedimientos y políticas en materia administrativa, que faciliten el desarrollo y la ejecución de las funciones y operaciones además de implementar el plan de contingencia de la planta física, bienes, valores y activos de la institución.
Funciones Principales:
- Proponer e implementar procedimientos y políticas en materia administrativa, que faciliten el desarrollo y la ejecución de las funciones y operaciones.
- Controlar y supervisar todas las operaciones de carácter administrativo, de manera que se desarrollen acorde a la programación establecida.
- Detectar oportunamente las dificultades que se presenten en las áreas administrativas y proponer alternativas de solución.
- Supervisar las funciones de compra y de servicios generales, así como la realización de inventarios de los activos fijos.
- Diseñar e implementar el plan de contingencia de la planta física, bienes, valores y activos de la institución.
- Velar por la correcta implementación de los sistemas automatizados y establecer controles sobre el acceso a las instalaciones, equipos y programas de soporte y archivos de datos.
- Proponer normas de control que permitan brindar seguridad y mantenimiento a los bienes del Ministerio de la Mujer.
- Velar por el registro, custodia y mantenimiento de los bienes de la institución.
- Velar por la debida seguridad, custodia y mantenimiento de las instalaciones físicas y equipos de la institución y por los servicios de mayordomía.
- Coordinar y supervisar todos los asuntos relacionados con el control de la correspondencia y velar por la debida conservación y custodia de toda la documentación que sea de interés para la institución.
- Autorizar el suministro de gasolina, mediante tickets, para el uso de los vehículos de la institución.
- Solicitar la apertura de fondos reponibles o caja chica con carácter de anticipo, y rendir informe sobre la utilización de los mismos.
Departamento de Servicios Generales
Objetivo General:
Velar por el buen funcionamiento de las instalaciones físicas de la institución, el buen estado del mobiliario de los equipos, el suministro e inventario de los materiales utilizados en la institución., así como asegurar los servicios básicos (aire acondicionado, agua, energía eléctrica).
Funciones Principales:
- Tramitar oportunamente las solicitudes de compra para el suministro de los materiales y equipos necesarios para el buen desenvolvimiento de las actividades.
- Supervisar y controlar la distribución de los materiales y equipos de limpieza.
- Velar por el adecuado almacenamiento y protección de los equipos y materiales adquiridos.
- Velar por la debida seguridad, custodia y mantenimiento de las instalaciones físicas, equipos de la institución y por los servicios de mayordomía.
- Mantener la higiene de las instalaciones físicas.
- Realizar los movimientos de activos fijos y mantener actualizado el inventario por dependencia.
- Ofrecer al personal y a las/los visitantes servicios de café, agua, y cualquier otro refrigerio.
- Ofrecer oportunamente los servicios de transportación al personal que lo solicite, según las políticas establecidas.
- Garantizar el adecuado mantenimiento de los vehículos de la institución y distribuir el combustible para el uso de los mismos.
- Coordinar y garantizar el mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura institucional, en lo referente a la iluminación, electricidad asignada, planta eléctrica, plomería, pintura, correcciones del material aislante, jardinería, limpieza y organización de las áreas.
- Coordinar y organizar la logística y el aprovisionamiento de los eventos institucionales (conmemoraciones, celebraciones, seminarios, diplomados, talleres, conferencias, reuniones, presentaciones, etc.) en lo referente a conserjería, mayordomía e instalaciones de mobiliario y condiciones ambientales, dependiendo de su naturaleza y estructura.
División de Almacén y Suministro
Objetivo General:
Dirige, coordina y supervisa las actividades de recepción, custodia, despacho y distribución de los materiales y equipos de la institución y la realización de inventarios de suministros, según normas y procedimientos establecidos.
Funciones Principales:
- Realizar la codificación de suplidores, materiales y equipos, asignando numeración previa, para fines de asentamiento en Libro Control y en el programa de registro instalado por la Contraloría General de la República para estos fines.
- Recibir y revisar materiales y equipos que ingresan al almacén.
- Mantener un sistema adecuado de seguridad y protección de las existencias y áreas físicas del almacén bajo su control.
- Recibir y despachar solicitudes de materiales y equipos, provenientes de los diferentes departamentos.
- Llevar registro de los materiales y equipos recibidos y despachados., con la finalidad de mantener el inventario actualizado.
Departamento de Transportación
Objetivo General:
Dirigir, coordinar, supervisar y controlar la distribución, uso y mantenimiento de los vehículos de la institución.
Funciones Principales:
- Elaborar y coordinar la distribución de las rutas de acuerdo a los requerimientos de los servicios de las diferentes unidades.
- Establecer normas y controles sobre el uso de los vehículos y el suministro de combustible y lubricantes, según las políticas establecidas.
- Solicitar la compra de repuestos y accesorios para los vehículos de la institución.
- Autorizar el despacho de combustible, lubricantes, repuestos y otros efectos relacionados.
- Registrar la salida y entrada de los vehículos al servicio de la institución, para verificar las condiciones.
- Velar por el mantenimiento preventivo y reparación de los vehículos.
- Mantener al día placas, seguros y revistas de los vehículos de la institución.
- Velar por el buen estado de las aéreas físicas correspondientes a transportación.
- Notificar los accidentes de tránsito y demás daños a su superior inmediato, para fines de trámites legales.
División de Reparación y Mantenimiento.
Objetivo General:
Brindar al parque vehicular del Ministerio de la Mujer, los servicios preventivos y correctivos oportunamente, para su óptima operación; brindando con ello el beneficio para evitar mayores gastos de reparaciones y ahorro de combustible.
Funciones Principales:
- Recibir los vehículos y elaborar un diagnóstico para realizar las reparaciones necesarias.
- Efectuar los mantenimientos preventivos y/o correctivos de los vehículos de la institución.
- Proporcionar los trabajos de rescates a las unidades que lo requieran.
- Elaborar el diagnóstico y lista de refacciones que se utilizan en la reparación de fallas detectadas.
- Elaborar el diagnostico de las ruedas de los vehículos para solicitar su compra oportunamente.
- Elaborar el diagnóstico de luces, pantallas, faroles de los vehículos de la institución a los fines de sustituirlas oportunamente.
- Realizar un informe del estado de las baterías y llevar un registro de cada una de ellas.
- Realizar un informe del estado general de los vehículos, llevando un registro del kilometraje versus cambio de aceite de cada uno de los vehículos de la institución. i) Garantizar que cada vehículo tenga su goma de repuesta en buenas condiciones, que tenga su gato hidráulico y llave de ruedas.
División de Gestión de la Movilidad.
Objetivo General:
Gestionar y coordinar los servicios de movilidad de la institución.
Funciones Principales:
- Mantener un registro de los servicios de transporte de la institución.
- Llevar un control de la asignación de combustibles para tener disponibilidad al momento de ser requerido un servicio de traslado.
- Llevar el control de la vigencia del seguro de los vehículos, así como la de las licencias de los choferes.
- Coordinar las salidas y entradas de los usuarios mediante el establecimiento de un formulario para el control de los medios.
- Aplicar políticas tendentes a garantizar los tiempos de movilidad a servidores y servidoras y otros servicios que requiera control del tiempo.
- Gestionar las facilidades necesarias para la movilidad efectiva de usuarios y usuarios.
- Elaborar el Plan de Movilidad y su aplicación para garantizar el servicio de movilidad a servidores y servidoras y otros usuarios y usarías que requieran de este producto.
Departamento de Compras y Contrataciones
Objetivo General:
Dirigir, coordinar y ejecutar las actividades de compras y contrataciones de bienes y servicios, de acuerdo a lo establecido en la Ley 340-06 y sus modificaciones, y el Reglamento 490-07.
Funciones Principales:
- Programar las adquisiciones anuales con base a las necesidades de la institución.
- Gestionar la adquisición de bienes y servicios requeridos, de acuerdo a lo establecido en la Ley de Contratación de Bienes, Obras, Servicios y Concesiones.
- Recibir solicitudes de compras y verificar que estén contempladas en el plan de adquisiciones.
- Dar seguimiento, solicitar cotizaciones a proveedores autorizados y obtener la mejor negociación en la adquisición de bienes y servicios.
- Emitir, obtener aprobación y tramitar las órdenes de compras a los proveedores.
- Velar porque los bienes y servicios recibidos cumplan con las especificaciones y cantidades consignadas en la orden de compra.
- Llevar control de las órdenes de compras pendientes de entrega.
- Mantener actualizado el catálogo de proveedores y elementos.
- Realizar estudios de costos para compras exoneradas y/o crédito.
- Mantener el cronológico de las órdenes de compras, facturas y cartas órdenes.
- Elaborar el Plan Anual de Compras (PAC) en conjunto con el Departamento de Formulación, Evaluación y Monitorio de Planes, Programas y Proyectos.
División de Control de Bienes.
Objetivo General:
Administrar, controlar y registrar los bienes, muebles e inmuebles de la institución.
Funciones Principales:
- Realizar inventarios físicos por lo menos una vez al año para ejercer un adecuado control sobre los bienes, actualizando los registros de forma oportuna.
- Llevar control sobre los bienes capitalizables para ser enviados al Departamento de Contabilidad, para su registro y validación financiera.
- Gestionar ante la dirección, la reparación de bienes dañados, suministro de mobiliario y equipo, para cubrir necesidades de las diferentes Unidades organizativas.
- Preparar listado de bienes declarados irreparables, para el respectivo descargo del inventario y desalojo del almacén mediante subasta, donación o destrucción.
- Elaborar el plan de mantenimiento de bienes muebles, mobiliario y equipo de oficina.
- Elaborar el plan de trabajo de la División, estableciendo metas y objetivos.
- Elaborar y remitir informes al Departamento de Servicios Generales.
- Elaborar y remitir informes de seguimiento del plan anual de trabajo a la Dirección de Planificación y Desarrollo.
División de Correspondencia
Objetivo General:
Recibir, registrar y distribuir la correspondencia que ingresa o se genera en la institución; así como ordenar, clasificar, archivar, proteger y custodiar todos los documentos, a los fines de facilitar su oportuna localización.
Funciones Principales:
- Recibir, clasificar, registrar y distribuir toda la correspondencia que ingresa a la institución.
- Registrar y despachar toda la correspondencia dirigida a otras instituciones.
- Mantener un sistema de archivo ágil y funcional que responda a las necesidades.
- Mantener actualizado el sistema de registro de correspondencia.
- Recibir, numerar y mantener un registro anual de las resoluciones emitidas.
División de Archivo Central
Objetivo General:
Regular, recibir y custodiar toda la documentación producida y recibida en la institución, así como administrar y controlar todos archivos de gestión de cada oficina, coordinando con todas las unidades la organización y la transferencia de los documentos
Funciones Principales:
- Recibir y custodiar la documentación semi activa y activa procedente de los archivos de gestión de las Unidades.
- Coordinar y organizar con todas las unidades la transferencia de los documentos de gestión y elaborar el calendario de transferencia de dichos documentos.
- Velar por la protección, y conservación del patrimonio documental.
- Organizar la documentación del Archivo Central institucional.
- Coordinar con las unidades administrativas el proceso de préstamo de documentos.
- Valorar la documentación con la unidad administrativa generadora de la información para su eliminación y/o socialización.